Personalauswahlverfahren: Bewerbungen richtig auswerten

Aktualisiert am 18. Juni 2020 von Ömer Bekar

Haben Sie auch EINE Stellenanzeige online gestellt und schon gehen binnen weniger Tage hunderte von Bewerbungen bei Ihnen ein? Dann haben Sie in den nächsten Tagen mächtig viel zu tun, denn Sie werden stundenlang Bewerbungsunterlagen analysieren. Bevor wir Ihnen in diesem Ratgeber erklären, worauf Sie dabei achten sollten, gleich zu Beginn noch zwei Tipps: Schalten Sie (1) ein Online-Test-Verfahren vor, das prüft, inwiefern die Bewerbung auch zur ausgeschriebene Stelle passt und nutzen Sie (2) ein Online-Eignungstest-Verfahren, um die Anzahl der Bewerbungen noch einmal deutlich einzuschränken. Dabei soll es in erster Linie gar nicht darum gehen, Ihren Arbeitsaufwand zu minimieren, denn letztlich geht es bei diesem vorgeschlagenen Verfahren um Effektivität. Wenn Sie automatisierte Schritte in den Bewerbungsverlauf einfügen, haben Sie mehr Zeit, um die Bewerber auf den Prüfstand zu stellen, die Ihrem Anforderungsprofil schon besonders nah sind. Eine effektive Analyse der Bewerbungsunterlagen erfolgt in fünf Schritten.

Schritt 1 – formale Anforderungen

Mit Blick auf die formalen Anforderungen beim Analysieren der Bewerbungsunterlagen gilt: Handwerk steht vor Technik. Das bedeutet, dass Sie sich nicht etwa von aufwendigen Grafiken oder Scans blenden lassen sollten. Ein Blick auf die Bewerbungsmappe (und deren Unversehrtheit) sagt hier deutlich mehr über den Bewerber aus.

Beim Bewerbungsunterlagen Analysieren geht es darum, das Handwerk zu prüfen. Wenn die Bewerbungsmappe frei von Eselsohren und Schmutz ist, ist das positiv zu bewerten. Wenn zudem die ausgewiesenen Abstände und formalen Anforderungen, die an eine Bewerbung gestellt werden, befolgt werden, ist das doppelt gut. Darüber hinaus zeugt das von Recherchefähigkeiten, denn die in der DIN5008 niedergeschriebenen Richtlinien werden häufig und vielerorts niedergeschrieben.

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Ebenfalls ein Plus beim Handwerk bringen ordentliche Scans ein. Es bedarf an Sorgfalt, um Scans anzufertigen, die gerade auf dem Scanner-Glas liegen und die nicht etwa mit einem Knick an der Ecke abgescannt wurden.

Schritt 2 – inhaltliche Anforderungen

Die Analyse der inhaltlichen Anforderungen der Bewerbungsunterlagen ist ein vergleichsweise einfacher Schritt, denn dabei gleichen Sie die Punkte ab, die Sie in Ihrer Stellenanzeige eingefordert haben. Wollten Sie beispielsweise eine Kurzbewerbung aus Anschreiben und Lebenslauf, dann darf auch nur das auf Ihrem Schreibtisch (oder in Ihrem E-Mail-Postfach liegen). Wollten Sie stattdessen eine ausführliche Bewerbung inklusive Motivationsschreiben sowie schulischen und beruflichen Zeugnissen, so sollten Sie auch prüfen, ob die gewünschten Unterlagen eingegangen sind. Nur wer eine korrekt abgestimmte Bewerbung einreicht, der gibt sich Mühe und agiert sorgfältig und zielgerichtet.

Schritt 3 – der Lebenslauf

Bei der Analyse des Lebenslaufs wird es erstmals umfangreicher. Die Analyse des Lebenslaufes erfolgt in zwei Schritten:

  1. Analyse der Formalitäten: Achten Sie darauf, dass die genannten Daten einheitlich und ordentlich untereinander gelistet wurden. Hier zeigt sich, wer den TAB auf der Tastatur kennt. Während Sie dies prüfen, können Sie direkt auch auf etwaige Ungereimtheiten bei der zeitlichen Abfolge sowie auf Lücken achten. Notieren Sie, wenn Ihnen etwas auffällt. Tipp: Werfen Sie einen Blick auf den Abschnitt der „Selbstdarstellung“, wo es um spezifische Projekte oder Fähigkeiten geht. Auch Datum und Unterschrift sind PFLICHT beim Lebenslauf.
  2. Analyse des Inhalts: Passen die Angaben im Lebenslauf zu den mitgelieferten Zeugnissen? Gibt es Brüche im Lebenslauf, die unerklärlich sind (und z.B. nicht auf eine befristete Anstellung zurückzuführen sind)? All diese Punkte notieren Sie – für ein etwaiges Bewerbungsgespräch. Wer allerdings zu viele „Ungereimtheiten“ aufweist, wird es voraussichtlich nur schwer bis ins Vorstellungsgespräch schaffen.
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Beim Bewerbungsunterlagen Analysieren bzw. beim Blick auf den Lebenslauf können Sie diese Punkte über den Bewerber erfahren: Arbeitsweise, Schulbildung, Ausbildung, Berufserfahrung (=fachliche Kompetenz), Stellenwechsel, Weiterbildung.

Bewerbungsunterlagen analysieren – Schritt 4 – das Anschreiben

Auch die Analyse des Anschreibens kann in zwei Schritten erfolgen

  1. Analyse der Form: Wer akribisch genau die vorgeschriebenen Abstände einhält, der zeigt, dass er sich gut informieren kann (Stichwort: Recherchefähigkeit). Darüber hinaus lassen sich daran auch technische Fähigkeiten festmachen bzw. die Fähigkeit, mit dem Computer umzugehen. Beim Lesen des Anschreibens werden Sie schnell Aussagen über die schriftliche Ausdrucksfähigkeit eines Bewerbers machen können. Neben einwandfreien Rechtschreibkenntnissen muss auch der Stil passen.
  2. Analyse des Inhalts: Beim Blick auf den Inhalt des Bewerbungsschreibens können Sie unzählig viele Kompetenzen des Bewerbers sehen – oder eben vermissen. Deswegen gilt es das Bewerbungsschreiben ganz genau zu lesen. Motivationsfähigkeit, Überzeugungskraft, Zielorientierung, die Fähigkeit zur Selbstreflexion, Initiativfähigkeit und Verlässlichkeit, Lernbereitschaft und Lernfähigkeit, Kundenorientierung, Organisationsfähigkeit und noch viele weitere Kompetenzen können Sie aus dem Bewerbungsschreiben herauslesen. Doch Achtung: Nur weil der Bewerber diese niederschreibt, muss das noch nicht bedeuten, dass diese auch in der Praxis deutlich vorhanden sind. An dieser Stelle hilft der Einsatz eines standardisierten Eignungstests, um die Aussagen des Bewerbers zu verifizieren. Sprechen Sie uns dazu einfach an.

Bewerbungsunterlagen analysieren – Schritt 5 – die Zeugnisse

Welche Zeugnisse einer Bewerbung beilegen, hängt einerseits von Ihren Anforderungen ab (sprich: von dem, was sie für die Bewerbungsunterlagen verlangt haben) und davon, in welchen beruflichen Status sich der Bewerber befindet. Bis zum Abschluss der Ausbildung werden in aller Regel nur Schul- oder Ausbildungszeugnisse eingereicht. Wer sich danach weiter bewirbt, kann im Laufe seines beruflichen Werdegangs immer mehr Arbeitszeugnisse einbringen. Auf was bei der jeweiligen Variante zu achten ist, und was sie aussagen, zeigt diese Gegenüberstellung:

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Zeugnisart

Schul- und Ausbildungszeugnisse

Arbeitszeugnisse

Darauf sollten Sie achtenSchenken Sie beim Blick auf die Schulzeugnisse den Noten eine nicht zu große Beachtung, denn: Noten sind auch häufig abhängig von der Schulform und dem Lehrer, so dass sie nur schwer zu vergleichen sind.Neben einem Gegencheck, ob die Angaben im Lebenslauf korrekt sind, sind die Aussagen in Arbeitszeugnissen mit Vorsicht zu genießen, denn: Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen. Sie müssen die „wohlwollende“ Zeugnis-Sprache verstehen, um zwischen den Zeilen lesen und verstehen zu können, wie gut der Bewerber wirklich in seinen Aufgaben sowie im Sozial- oder Führungsverhalten war.
Das können Sie ablesenAuch ohne die 1er, 2er, 3er oder 4er zu sehr in die Waagschale zu werfen, können Sie aus dem Schul- und Ausbildungszeugnis doch ablesen, welche Kompetenzschwerpunkte der Bewerber hat und, wie es um die Ausdauer und die Kreativität bestellt ist.Sie können das Zeugnis nutzen, um etwas über die Aufgaben des Bewerbers zu erfahren, um daraus etwaige Kompetenzen abzuleiten.

Bildquelle: contrastwerkstatt/fotolia.com

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