Anforderungsprofil: Checkliste, Fakten + Kompetenz

Aktualisiert am von Ömer Bekar

Sicherlich haben Sie in Ihrer Arbeit im Personalbereich schon unzählig viele Stellenausschreibungen konzipiert und begleitet. Vielleicht sind manche erfolgreicher verlaufen als andere. Vielleicht wussten Sie auch gar nicht, warum eine Stelle der Renner war, während auf eine andere Stelle nur spärlich Bewerbungen eintrafen. Um mögliche Ursachen zu eruieren und Ihnen theoretische und praktische Tipps rund um das Anforderungsprofil an die Hand zu geben, haben wir diesen Beitrag als Anforderungsprofil-Check konzipiert.

Fokus Nummer 1 im Anforderungsprofil-Check: Fachliche Kompetenzen und Berufserfahrung

Ein Teil Ihres Anforderungsprofils muss sich mit den fachlichen Kompetenzen und der Berufserfahrung beschäftigen. Notieren Sie

  • welchen Abschluss Ihr Bewerber für die Stelle braucht und nennen Sie dabei nicht nur den Titel (Ingenieur, Diplom, Bachelor, Master, etc.) sondern auch die Fachrichtung (IT, Maschinenbau, Lebensmittelkunde etc.).
  • weisen Sie aus, welche fachlichen Kompetenzen für die Stelle wichtig sind und, welche Kompetenzen ein nettes „Zuckerl“ wären, worüber sich der Betrieb freuen würde.
  • wie viel Erfahrung Ihr Bewerber mitbringen soll.
  • welche praxisrelevanten Inhalte Ihr Bewerber beherrschen muss.

Achten Sie immer darauf, dass Ihre Anforderungen auch zusammenpassen. Sie können NICHT nach einem 18-Jährigen suchen, der eine Ausbildung und ein Studium abgeschlossen hat.

Fokus Nummer 2 im Anforderungsprofil-Check: Überfachliche Kompetenzen

Um möglichst zügig ein Anforderungsprofil kreieren zu können, das auch die Bewerber anzieht, die Sie sich wünschen, können Sie ganz einfach vorgehen. Nutzen Sie die Zusammenstellung der folgenden Kompetenzfelder und picken Sie von jedem Kompetenzfeld maximal zwei bis drei Eigenschaften heraus. Daraus formulieren Sie dann Ihr Anforderungsprofil zu überfachlichen Kompetenzen, sprich Ihre Wunschliste mit Blick auf die Soft Skills Ihrer Bewerber:

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Umgang mit Menschen–          Auftreten

–          Durchsetzungsfähigkeit

–          Einfühlungsvermögen

–          Interkulturelle Kompetenz

–          Kommunikationsfähigkeit

–          Konfliktfähigkeit

–          Kontaktfähigkeit

–          Kundenorientierung

–          Teamfähigkeit

–          Überzeugungsfähigkeit

–          Verhandlungsgeschick

Umgang mit Inhalten–          Analytisches Denken

–          Entscheidungsfähigkeit

–          Ergebnisorientierung

–          Flexibilität

–          kreative Lösungsfindung

–          Moderationsfähigkeit

–          Planungskompetenz

–          Präsentationsfähigkeit

–          Prozessmanagement

–          schriftlicher Ausdruck

–          Sorgfalt

Potenzialindikatoren–          Belastbarkeit

–          Initiativfähigkeit

–          Leistungsorientierung

–          Lernbereitschaft

–          Lernfähigkeit

–          Rollenbewusstsein

–          Selbstmanagement

–          Selbstreflexion

Mitarbeiterführung–          Delegationsfähigkeit

–          Fähigkeit Potenziale einzuschätzen

–          Informationsverhalten

–          Kontrollfähigkeit

–          Mitarbeiterförderung

–          Teamaufbau

–          Teamführung

–          Zielgerichtetes Handeln

unternehmerische Führung–          Fähigkeit zu visionärem Denken

–          Innovationsfähigkeit

–          strategisches Denken

–          Wertorientierung

 

Fokus Nummer 3 im Anforderungsprofil-Check: Motivation des Bewerbers

Selbst wenn hinter den fachlichen Kompetenzen, der Berufserfahrung und den überfachlichen Kompetenzen ein großer Haken steht und der Bewerber alle Anforderungen bestens erfüllen würde, können immer noch zwei Dinge passieren:

  • Sie entscheiden aus einem „Bauchgefühl“ heraus, dass es nicht funktionieren würde.
  • Der Bewerber gibt Ihnen seinerseits einen Korb.

Häufig steckt die Motivation des Bewerbers dahinter, die oft abgetan wird, in der Praxis allerdings ein entscheidender Faktor dafür ist, wie lange ein Bewerber einen Job ausüben wird.

Unterschieden werden wir in unserem Anforderungsprofil-Check nach diesen Kriterien:

Die stellenbezogene Motivation

Die motivationalen Merkmale

Hierunter fallen:
  1. Die tätigkeitsbezogene Motivation (z.B. Einzelarbeit vs. Teamarbeit, Koordination von vielen verschiedenen Anforderungen, Kunden- und Serviceorientierung, rasche Änderung von Prioritäten)
  2. Die standortbezogene Motivation (z.B. Stadt vs. Land, Pendeln vs. hohe Mieten)
  3. Die organisationsbezogene Motivation (z.B. Großunternehmen mit langen Entscheidungswegen, viele Weiterbildungsoptionen, Sozialleistungen als Profit)
Hierunter fallen:
  1. Kriterien der Motivation: Was ist im Beruf wichtig? Welche Erwartungen hat der Bewerber? Welche Kriterien legt er selbst einer Entscheidung zugrunde?
  2. Richtung der Motivation: Was motiviert den Bewerber zum Handeln? Möchte er etwas proaktiv erreichen oder auf etwas reagieren? Wird bewusst ein Ziel angesteuert oder sollen Probleme gelöst werden?
  3. Quelle der Motivation: An dieser Stelle werden Bewerber unterschieden, die sich selbst Quelle der Motivation sind, und Bewerber, die die Aufforderung oder Ansprache durch Dritte brauchen, um motiviert zu werden.
  4. Grund der Motivation: Hier wird zwischen (A) passiver Prozessorientierung einerseits und (B) der aktiven Suche nach Alternativen unterschieden. Während Kandidat A sich an vorgegebene Schritte hält, neigt Kandidat B dazu, Regeln und Vorgaben zu brechen – was manchmal auch zum wichtigen Motor werden kann.
  5. Niveau der Motivation: Der „proaktive“  Bewerber eckt zwar manchmal an, doch er gehört in die Rubrik der „Macher“, die nicht lange fackeln. Der „reaktive“ Bewerber hingegen überlegt und analysiert, bevor er reagiert.
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Vier Methoden, um ein Anforderungsprofil zu erstellen

Es ist korrekt, dass es eine ganze Reihe an Methoden gibt, um ein Anforderungsprofil zu erstellen. Wir möchten Ihnen vier Methoden vorstellen, die sich bereits häufig in der Praxis bewährt haben, und die ihrerseits auch gut kombiniert werden können.

  1. Die Auswertungsmethode

Sie versuchen fachliche Kompetenzen zu ermitteln? Dann ist die Auswertungsmethode ähnlich effizient wie ein Online-Eignungstest aus unserem Portfolio. Gefragt ist in diesem Zusammenhang ihre Recherchefähigkeit, denn: Sie müssen Stellen recherchieren, die der von Ihnen zu besetzenden ähnlich sind. Nun gilt es das gesammelte/recherchierte Faktenmaterial auszuwerten und so zusammenzustellen, dass es auch zur neu zu besetzenden Stelle passt.

  1. Die Fragebogenmethode

Die Fragenbogenmethode ist der Allrounder, denn: Dieser Weg kann praktiziert werden, um Anforderungsprofile zu erstellen. Und er kann auch als Leitfaden für den Expertendialog dienen.

  • In der „Top-down-Methodik“ werden Unternehmensziele auf den einzelnen Mitarbeiter bzw. den Bewerber heruntergebrochen und als Anforderungskriterium formuliert.
  • In der „Bottom-up-Methodik“ werden mit Blick auf eine bestimmte Situation Verhaltensmuster kreiert – die einen sind erfolgreicher, andere weniger. Abstrahiert wird davon ausgehend so lange bis fachliche und/oder überfachliche Kriterien ausgemacht werden können, die für die Stelle wichtig sind.
  • Hinzu kommen Fragen zur stellenbezogenen Motivation, aus der Antworten hervorgehen, ob ein Bewerber sich auf den Ort und die Organisation des Betriebs einlassen würde.

Wichtig ist es, die Ergebnisse aus diesen drei Einzeldurchgängen zu notieren und anschließend womöglich recht abstrakte Begriffe noch einmal konkret und praxisorientiert auf den Punkt zu bringen.

  1. Die Kartenmethode

Bei der Kartenmethode stehen die Soft Skills im Fokus. Besonders gut angewendet werden kann dieser Weg, wenn es darum geht, das Anforderungsprofil für eine komplett neue Stelle zu kreieren. Nutzen Sie hier die Kompetenzen, die aus der Fachabteilung, aus der Führungsriege und der Personalabteilung zusammengetragen wurden, und notieren Sie diese auf entsprechenden Karten oder einzelnen Zetteln. Sortieren Sie anschließend die Karten in einzelne Kategorien. Alle Karten, die in der Kategorie „wichtig“ gelandet sind, werden noch einmal nach „sehr wichtig“ und „wichtig“ unterteilt. Achtung: Maximal drei Karten dürfen in der Kategorie „sehr wichtig“ landen. Aufbauend auf dieser Methode können Sie nun einen Interviewleitfaden für das Vorstellungsgespräch erstellen.

  1. Die Priorisierungsmethode

Auch bei der Priorisierungsmethode geht es – ähnlich wie bei der Kartenvariante – um die Soft Skills sowie um die motivationalen Merkmale eines Bewerbers. Sammeln Sie alle im Brainstorming notierten Soft Skills und klassifizieren Sie diese auf einer Skala von 1 bis 5 (von niedrig bis hoch). Auch hier sollte die Zahl der wichtigsten Soft Skills überschaubar sein, um das darauf aufbauende Leitfadeninterview übersichtlich zu halten.

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